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「会社の電話を取るのが怖い」「正しい敬語で受け答えができているか不安」と悩んでいませんか？新社会人にとって電話対応はハードルが高く感じられますが、基本の型とマナーさえ掴めば誰でも落ち着いて対応できます。
本記事では、電話を受ける際のマナーや取り次ぎ、不在時のフレーズからNGワードの言い換えまで実践的に徹底解説します。電話対応をマスターしてビジネスの信頼を築きましょう！
※ビジネススキル調査（若手社員500名対象）に基づくデータ可視化
約7割以上の新社会人が「電話対応」に強い苦手意識を持っています。しかし、正しい手順を理解すれば即戦力スキルへと変わります。
解説①：会社の顔を意識！電話対応における4つの基本心構え
ビジネスにおける電話対応は、単に相手と用件をやり取りするだけの作業ではありません。
相手からはこちらの表情や職場の様子が見えないため、「受話器を取ったあなたの声と態度」がそのまま会社の第一印象として評価されます。新入社員であっても、顧客にとっては会社を代表する窓口の一人です。
まずは電話対応を始める前に、必ず押さえておくべき「4つの基本心構え」を徹底しましょう。
会社の顔としての自覚
対面以上に「明るい声（ワントーン高いソの音）」と「丁寧な言葉遣い」を意識します。あなたの対応が企業の信頼性を直接左右します。
スピード（2〜3コール以内）
電話が鳴ったら「2コール以内」に受話器を取るのが鉄則です。3コール以上鳴った場合は必ず「大変お待たせいたしました」とお詫びを添えます。
万全の事前準備
電話を取ってからペンを探すのは厳禁です。デスクには常に「専用メモ用紙」と「筆記用具（インクが出るか確認済み）」を常備しておきます。
正確な復唱と確認
聞き取った「相手の社名・お名前・電話番号・日時・用件」は必ずその場で復唱します。思い込みによる伝達ミスを未然に防ぎます。
電話が鳴った瞬間に緊張してしまう方は、受話器を持つ前に一度背筋を伸ばし、デスクのメモ帳に手を置くルーティンを作りましょう。
この4つの心構えが身についているだけで、突発的な電話でも焦らず冷静に対応できるようになります。
＜第一声で好印象！電話を受ける時と名乗られた時の受け答え＞
電話応対のクオリティは、受話器を取った瞬間の「第一声」で8割が決まると言っても過言ではありません。プライベートの電話感覚が抜けず、思わず普段の口癖が出てしまわないように注意が必要です。
ここでは、受電直後と相手が名乗った後の正しいフレーズとマナーを整理します。
「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます。」
※3コール以上鳴ってから取った場合：
「大変お待たせいたしました。株式会社◯◯でございます。」
⚠️ 【要注意】「もしもし」はビジネスシーンで絶対NG！
「もしもし」は「申す申す」の略語であり、ビジネス電話において相手に対して非常に失礼で馴れ馴れしい印象を与えてしまいます。どれほど慌てていても、必ず社名から名乗るように徹底しましょう。
「いつも大変お世話になっております。◯◯商事の△△様でいらっしゃいますね。」
※初めての取引先や名乗られない場合：
「恐れ入りますが、御社名とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
ここで新社会人が最も混乱しやすいポイントが、「社外の人と社内の人の敬称の使い分け」です。
社外の相手には必ず「様」や「先生」などの敬称をつけますが、社外の人に対して自分の上司や同僚を指す際は、役職名を外して名字だけで呼び捨てにします（例：「社長の山田は〜」ではなく「代表の山田は〜」「山田は〜」）。社内と社外の境界線を意識した言葉遣いを習慣化しましょう。
＜保留と確認が鍵！担当者へスムーズに取り次ぐ実践フロー＞
電話を受けた後、社内の担当者へ取り次ぐプロセスでは「相手を待たせすぎない配慮」と「確実な情報伝達」が求められます。
受話器を手で塞ぐだけで担当者を呼ぶのは、周囲の雑音や会話が相手に筒抜けになるため大変危険です。必ず保留ボタンを活用し、以下のステップに従って取り次ぎを行いましょう。
💡 【保留時間のマナー】保留は「30秒以内」が原則！
ビジネスにおける保留の限界時間は30秒程度です。もし担当者を探すのに30秒以上かかりそうな場合は、一度保留を解除し「お待たせして申し訳ございません。
◯◯は現在確認中ですので、もう少々お待ちいただけますでしょうか」と状況を伝えるか、折り返しの提案に切り替えましょう。
保留音の間も相手は時間を拘束されています。担当者が不在だったり確認に時間がかかる場合は、迅速に状況を把握し、相手を不安にさせないスマートな誘導を行うことが信頼構築につながります。
＜不在時も安心！好感度を上げる折り返し・伝言の受け答え＞
指名された担当者が外出中や会議中で席を外している場合、ただ「いません」と伝えるだけでは不親切です。
不在の理由を丁寧に説明し、相手の手間を省くための代替案（折り返しや伝言の預かり）をこちらから能動的に提案することがビジネスマナーの真髄です。
① 不在のお詫びと現在の状況説明：
「あいにく、◯◯はあいにく別の電話に出ておりまして（席を外しておりまして / 本日は終日外出しておりまして）、◯時頃に戻る予定でございます。」
② 折り返しの提案（基本パターン）：
「戻り次第、◯◯より折り返しお電話を差し上げるよう申し伝えましょうか？」
③ 伝言を承る提案（相手が急いでいる場合）：
「よろしければ、私（わたくし）がご用件を承りましょうか？」
| 伝言メモの項目 | 具体的な確認・記入内容 |
|---|---|
| ① 受信日時 | 月日・曜日・何時何分まで正確に記録 |
| ② 相手の会社名・お名前 | フルネーム、漢字の表記（難しい漢字は要確認） |
| ③ 相手の電話番号 | 折り返し先の番号・内線番号（必ず復唱確認） |
| ④ 用件の概要 | 「至急」「見積もりの件」「資料送付完了」など要点 |
| ⑤ 次のアクション | 「折り返し希望（時間帯）」「伝言のみ」「再度相手から連絡」 |
| ⑥ 受電者の氏名 | メモを書いた自分の名前（責任の所在を明確にする） |
電話を受けた後は、速やかに伝言メモを作成して担当者のデスクの分かりやすい位置（キーボードの上など）に貼るか、チャットツール（Slack・Teams等）で連絡を入れます。
「迅速で抜け漏れのない伝言」ができる新人は、社内でも社外でも極めて高い評価を得られます。
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＜最後まで丁寧に！電話を切る際のマナーと正しい手順＞
「終わり良ければすべて良し」という言葉通り、通話の締めくくりこそ相手の心に強い余韻を残します。
用件が済んだからといって勢いよく受話器を「ガチャッ」と置いてしまっては、それまでの丁寧な対応がすべて台無しになってしまいます。
最後の1秒まで礼儀を尽くしましょう。
🔒 電話を切るときの3大鉄則
- 原則は「かけてきた側（発信者）」が切るのを待つ：
ビジネスでは用件があって電話をかけてきた側が先に切るのが基本ルールです。相手が切るまで受話器を持ったまま待ちます。 - もし相手が目上・取引先ならこちらが先には切らない：
相手が切る気配がない場合は、3〜5秒ほど静寂を置いた後、極めて静かにフックを押して切断します。 - 受話器は「指でフック（ボタン）を押して」静かに切る：
受話器を直接本体に戻すと衝撃音が相手の耳に響きます。必ず受話器置き場のフックを手で静かに押し、通話が切れたのを確認してから受話器をそっと置きます。
「私、◯◯が承りました。お電話ありがとうございました。失礼いたします。」
※相手が「失礼いたします」と返事をした後、相手が通話を切断する音を確認します。
現代では固定電話だけでなく、スマートフォンやPCのソフトフォン（TeamsやZoom Phone等）での受電も増えています。
どの端末であっても「相手への感謝」「結びの挨拶」「静かな終話操作」の基本は全く変わりません。丁寧な終わり方を意識してください。
＜NG表現に注意！新社会人が間違えやすい敬語と言い換え一覧＞
普段の友人同士の会話やバイト敬語が抜けず、無意識のうちに失礼な言い回しを使ってしまっているケースは多々あります。
特に「了解しました」や「なるほどですね」は、悪気はなくても相手を不快にさせる代表的なNG敬語です。以下の比較表で正しいビジネス敬語をマスターしましょう。
| ❌ よくあるNGワード・表現 | ⭕ 正しいビジネス敬語（言い換え） | NGな理由と解説 |
|---|---|---|
| もしもし | お電話ありがとうございます はい、◯◯でございます |
略語であり、目上や取引先に使うのは失礼にあたる。 |
| なるほどですね / なるほど | おっしゃる通りでございます 左様でございます |
「なるほど」は相手を評価・判定する上から目線の言葉。 |
| 了解しました / 了解です | かしこまりました 承知いたしました |
「了解」は同僚や部下に使う言葉。社外や上司には使わない。 |
| 田中部長はおられますか？ | 部長の田中はいらっしゃいますか？ | 「おられる」は敬意が低め。社外の人には「いらっしゃる」を使う。 |
| 〜のほうは如何でしょうか？ | 〜は如何でしょうか？ | 方角以外で使う「〜のほう」は不自然なファミコン敬語。 |
| ヤバイ / マジで / ちょっと | 大変な状況でございます 少々 / 誠に |
口語表現や若者言葉はビジネス電話では完全NG。 |
敬語の間違いを指摘されたら落ち込まず、「正しい表現を覚える良い機会」と前向きに捉えましょう。声に出して何度も練習することで、とっさの時にも自然と口から正しい敬語が出るようになります。
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＜まとめ：基本マナーと敬語を身につけて信頼されるビジネスパーソンへ＞
今回は、新社会人が知っておくべき「電話で使える敬語と受け答えの基本マナー」を網羅して解説しました。
電話対応は最初は緊張するものですが、基本の型を覚えて回数を重ねれば、必ず自信を持ってスムーズに応対できるようになります。
📌 電話対応マナーの最重要チェックポイント
- 準備とスピード：メモとペンを常備し、原則2〜3コール以内に出る。
- 第一声：「もしもし」は厳禁。「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます」と名乗る。
- 内外の区別：社外の人は「様」付け、社内の人は役職抜きで呼び捨てにする。
- 保留と取り次ぎ：30秒以内を目安にし、状況を正確に担当者へ引き継ぐ。
- 不在対応：お詫び＋不在理由＋折り返しや伝言の提案をセットで行う。
- 切る瞬間：相手が切るのを待ち、フックを静かに押して通話を終了する。
- 敬語の習慣化：「了解」ではなく「かしこまりました」、「なるほど」ではなく「左様でございます」を使う。
電話対応が上手な人は、社内でも「安心して仕事を任せられる人」として評価され、取引先からも厚い信頼を獲得できます。ぜひ本記事のフレーズや手順をデスクの横に置き、日々の業務で積極的に受話器を取ってみてください！
【免責事項】
本記事に掲載しているビジネスマナー、敬語表現、電話対応手順に関する情報は、一般的な日本のビジネス慣習および執筆時点の標準的なマナー規範に基づいて作成されています。業界、企業規模、社内規定、または特定の取引先との関係性によって、推奨されるルールや運用手順が異なる場合があります。実務における対応にあたっては、自社のマニュアルや上司・先輩社員の指示を最優先としてご判断いただきますようお願い申し上げます。また、本記事の情報を利用したことにより生じたいかなるトラブルや損害等についても、当サイトおよび執筆者は一切の責任を負いかねますのであらかじめご了承ください。
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